Nama : Fina Mardiah Haq
Npm : 31209292
Kelas : 2DD04
Dosen :Handayani
Komunikasi Bisnis(softskill)
Komunikasi Dalam Pertemuan dan Rapat
Komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antar individu melalui sistem yang biasa baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku atau tindakan.
komunikasi adalah proses penyampaian lambang-lambang (pesan) dari seorang komunikator kepada komunikan untuk menghasilkan efek tertentu.
Dari defenisi umum dan sederhana tadi bisa terlihat sejumlah unsur penting komunikasi itu sendiri, yakni :
− Komunikator (Communicator), penyampai pesan.
− Pesan(message),lambang-lambang berarti yang disampaikan.
− Komunikan (communican), penerima pesan
− Efek(Effect), segala perubahan dalam diri komunikan yang ingin dicapai. Baik perubahan pengetahuan (koginitif), perubahan perasaan (afektif) dan perubahan prilaku (konatif/behavioural).
Saat proses komunikasi berlangsung, baik komunikan maupun komunikator mengeluarkan feedback (umpan balik) terhadap pesan yang disampaikan masing-masing.
v Pertemuan
Dalam sebuah bisnis, pertemuan merupakan hal penting. Karena dengan pertemuan itu kita bisa mendapatakan gagasan, ide, pendapat dan saran yang dapat dijadikan bahan dasar untuk menyusun perencanaan, pengorganisasian, pelaksaan sampai dengan pengawasan.
Komunikasi bisnis yang berhasil dengan baik, adalah komunikasi yang bisa dilakukan secara efektif sesuai dengan situasi dan kondisi pada saat pertemuan berlangsung. Pimpinan yang baik, tahu dan faham benar macam dan bentuk komunikasi yang harus diterapkan saar bicara dengan bawahan misalnya, seorang salesman faham menggunakan trik-trik approach komunikasi saat akan mempersuasi calon klien atau pembeli.
Intinya, jika dilakukan dengan tepat, baik dan efektif, komunikasi akan menjadikan salah satu item penting penentu sukses tidaknya sebuah pertemuan yang sedang berlangsung dan sebagai keberhasilan bagi si perusahaan yang mengadakan pertemuan.
v Rapat
Rapat adalah pertemuan atau Kumpulan dalam suatu organisasi, perusahaan, instansi pemerintah baik dalam situasi formal maupun nonformal untuk membicarakan, merundingkan dan memutuskan suatu masalah berdasarkan hasil kesepakatan bersama.
Komunikasi bisa kita katakan dalam konteks ini adalah sebagai cara kita untuk membuat orang lain mengerti(memahami) kita.
Berikut contoh jika kita berbeda persepsi dengan lawan bicara, misalkan : kita hadir dalam suatu rapat organisasi, lantas dalam rapat tersebut kita diminta berbicara, lalu kita berbicara panjang lebar dan mengeluarkan kalimat-kalimat dan istilah-istilah keren seperti yang dikeluarkan tokoh2 dunia, namun kita tidak memberikan solusi apa-apa dengan pernyataan kita tersebut dan bahkan kalimat-kalimat kita yang terdengar keren tidak memberikan gambaran apapun terhadap solusi yang ingin kita tawarkan, tentunya jika kita melakukan hal tersebut kita hanya sampai pada level menyampaikan informasi. Hal yang baik akan terjadi jika kita justru menyampaikan ide dan gagasan dalam rapat tersebut, dan berlaku persuasif agar orang lain menerima dan menjalankan ide kita.
v Komunikasi Dalam Pertemuan dan Rapat
Dalam pertemuan dan rapat seluruh peserta harus menyadari posisinya dalam forum itu. Tiap peserta hendaknya :
a. Mampu berkomunikasi dengan jujur, terbuka dan bertanggung jawab
b. Mampu berperan sebagai komunikator yang baik tapi tidak memonopoli pembicaraan
c. Mampu berperan sebagai komunikan yang sangat responsif namun tidak emosional
d. Mampu mengendalikan diri
Setelah rapat berhasil membuat keputusan dan menyusun kesimpulan maka hasil tersebut harus di komunikasikan kepada peserta dan hasil dari rapat tersebut dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.
v Teknik Berbicara, Membaca dan Mendengarkan
Teknik berbicara :
a. jangan terlalu sering menggunakan kata “e” atau “emm” yang merupakan jedah antar kalimat.
b. ketika berbicara usahakan melihat dahi audience agar tampak seolah menatap wajah para audience.
c. nada dan ritme berbicara di usahakan datar (tidak tinggi rendah)
d. kuasai audience dengan joke segar tetapi tidak porno/jorok
e. timbulkan interaksi komunikasi yang seimbang dengan audience artinya kadangkala kemampuan mendengarkan akan lebih baik daripada berbicara untuk presentasi tertentu.
Bagi sebagian orang, berbicara di depan umum atau presentasi seringkali menjadi hal yang sulit dilakukan. Merasa malu, minder, kurang percaya diri, takut ditertawakan, atau merasa belum layak, adalah alasan yang membuat banyak kesempatan “tampil” lewat begitu saja.Untuk mengatasi hal tersebut, Anda dapat mencoba teknik-teknik berikut:
1. Sebelum tampil di depan umum, persiapkanlah segala macam bahan untuk presentasi. Bahan presentasi sebaiknya singkat, padat dan jelas.
2. Persiapkanlah penampilan Anda saat tampil di depan umum. Ingat, penampilan yang baik dan rapi akan membuat rasa percaya diri Anda muncul. Perhatikan penampilan Anda mulai dari bawah ke atas.
3. Berlatihlah dengan cara berbicara di depan kaca atau berbicara dengan pasangan, saudara atau orang terdekat Anda. Selain itu jangan lupa siapkan intonasi, gaya bahasa, dan susunan kata yang baik. Lalu, mintalah agar mereka menilai penampilan Anda.
4. Mengevaluasi diri Anda setelah latihan. Salah satu caranya adalah dengan merekam suara Anda melalui telepon genggam, atau alat lainnya. Denga cara ini, Anda jadi tahu di bagian mana yang menjadi kelemahan dan kelebihan Anda.
5. Perhatikanlah gaya serta cara berbicara dari seorang tokoh yang dapat dijadikan panutan. Tirulah segala macam hal positif dari tokoh tersebut. Namaun, satu hal yang harus diingat, Anda harus tetap menjadi diri Anda sendiri.
6. Siapkanlah mental positif bahwa Anda bisa melakukannya walaupun untuk pertama kalinya. Tanamkan sikap percaya diri dan berpikiran positif.
Teknik Membaca :
Mengetahui bagaimana membaca yang ektif adalah suatu keahlian juga. Dapatkah anda meringkas dokoumen atau memutuskan sesegera mungkin. Bagaimana hal ini mempengaruhi anda dan apa yang harus anda lakukan. Banyak hal yang sering terjadi yang lainnya merupakan hal yang baru dan memerlukan pemikiran serius Anda harus membiasakan untuk mengutamakan sesuatu yang akan dibaca serta waktu yang dibutuhkan untuk membacanya.
Suatu teknik membaca kritis di mana :
a. Pembaca mengingat dahulu apa yang telah diketahui,
b. Membayangkan atau menentukan apa yang ingin diketahui,
c. Melakukan pembacaan (bahan yang telah dipilih)
d. Mengetahui apa yang telah diperoleh dari pembacaan yang baru dilakukan
e. Menentukan apa lagi yang perlu diperoleh (sekiranya perlu membuat pembacaan seterusnya)
Teknik Mendengarkan :
Komunikasi pada dasarnya merupakan suatu proses dalam mengirim dan menerima informasi. Apabila komunikasi yang kita lakukan berjalan baik dan lancar, maka orang lain mengerti apa yang kita inginkan. Nampaknya mendengarkan lebih mudah namun sesungguhnya mendengarkan harus didukung oleh sikap ingin tahu, sabar dan mampu mencernakan isi suara yang didengar. Untuk dapat mendengarkan dengan baik diperlukan konsentrasi dan kepekaan indra pendengaran kita.
Prinsip-prinsip untuk menjadi pendengar yang efektif adalah:
1. Tidak berbicara dan mendengarkan pada saat yang bersamaan.
2. Mencoba memahami pokok pikiran pembicara
3. Hindari gangguan dari lingkungan sekitar
4. Mencoba untuk mengendalikan emosi
5. Membuat catatan yang singkat dan jelas
6. Mencoba untuk bersikap empati (perhatian dan senyuman)
7. Memperhatikan prinsip-prinsip komunikasi non verbal
8.Bertanya pada tempatnya,tidak boleh memotong pembicaraan yang sedang berlangsung.
9. Membuat kesimpulan tentang inti sari pembicaraan
10. Memberikan umpan balik
v Menyusun pesan
Penyusunan pesan dengan memperhatikan :
a) Pesan harus dirancang dan disampaikan sehingga menarik.
b) Pesan harus menggunakan lambang-lambang tertuju kepada pengalaman antara komunikator dan komunikan, sehingga dimengerti.
c) Pesan harus membangkitkan kebutuhan pribadi komunikan.
d) Pesan harus menyarankan suatu jalan untuk memperoleh kebutuhan komunikan.
Bagaimana caranya kita harus bisa menarik perhatian komunikan. Buat supaya komunikan tertarik untuk lebih ingin tahu mengenai isi pesannya. Penyajian pesan bisnis agar menarik, jelas pada awalnya, tergantung pada packaging pesan sesuai media yang digunakan.
Pada saat menggunakan media cetak misalnya, usahakan pesan bisnis yang kita sampaikan sajiannya menarik. Baik dari segi content, maupun tampilan secara keseluruhan. Bisa diakali dengan pemilihan font ( jenis huruf ), warna ataupun design grafis secara keseluruhan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar