Sabtu, 28 Mei 2011

PERENCANAAN PESAN-PESAN BISNIS

Nama              : Fina Mardiah Haq
Npm                : 31209292
Kelas              : 2DD04
Dosen             : Bu Handayani
Komunikasi Bisnis (Softskill)

PERENCANAAN PESAN-PESAN BISNIS

Pesan atau message adalah alat-alat di mana sumber mengekspresikan gagasannya dalam bentuk bahasa lisan, bahasa tulisan ataupun perilaku nonverbal seperti bahasa isyarat, ekspresi wajah atau gambar-gambar. 
                                    Bagan. Unsur komunikasi pesan

Perencanaan pesan bisnis adalah proses komposisi penyusunan pesan bisnis. Proses itu sendiri terdiri dari perencanaan tujuan audiens, ide, saluran, pengorganisasian ide, membuat draf, merangkai kata / kalimat/ paragraph, dan merevisi.
Perencanaan bisnis merupakan satu langkah strategis bagi pencaaian tujuan suatu organisasi secara menyeluruh. Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik mempermudah pencapaian tujuan komunikasi.
Tujuan dalam perencanaan bisnis harus dievaluasi apakah tujuan realistis, waktu tepat, dan dapat diterima. Selain itu tujuan juga harus diuji apakah sesuai dengan kemampuan, ketepatan waktu dan orang, dan selaras dengan tujuan organisasi.
Untuk membuat perencanaan bisnis yang baik komunikator perlu melakukan analisis audiens.
Caranya adalah dengan mengembangkan profil audiens dan menganalisa pemuasan konsumen. Komunikator mengantisipasi rekasi audiens, memperkirakan jumlah, mengetahui hubungan komunikator dengan audiens apakah kenal atau tidak.

Penyusunan pesan-pesan bisnis meliputi tiga tahap, yaitu :
a) Pencanaan 
Dalam fase perencanaan (planning phase), dipikirkan hal-hal cukup mendasar, seperti yang akan menerima pesan, ide pokok (main idea) pesan-pesan yang akan disampaikan dan saluran atau media yang digunakan untuk menyampaikan pesan.
b) Komposisi
Komposisi erat kaitannya dengan penyusunan atau pengaturan kata-kata, kalimat dan paragraph. Hal ini mengunakan kata-kata yang sederhana, mudah dipahami, dimengerti dan dilaksanakan oleh si penerima.
c) Revisi
Setelah ide dituangkan dalam kata-kata, kalimat, dan paragraph, perhatikan apakah kata-kata tersebut telah diekspresikan dengan benar. Seluruh maksud dan isi pesan harus ditelah kembali, apakah sesuai dengan apa yang direncanakan sebelumnya atau tidak.
 
Pesan-pesan yang disampaikan oleh pemimpin kepada para bawahan, terkadang tidak terorganisasi dengan baik. Hal ini menyebabkan pesan-pesan yang disampaikan tidak mengenai sasaran atau hasilnya tidak sesuai dengan apa yang dikehendaki.      
Dengan  mengatur ide-ide secara logis, berurutan, dan tidak bertele-tele, ide yang disampaikan akan dapat memuaskan kebutuhan-kebutuhan informasi, motivasi, maupun praktis bagi audiens. Mengorganisasi pesan-pesan secara baik adalah suatu keharusan dan menjadi tantangan bagi komunikator.


Hal yang perlu diperhatikan dalam mengorganisasi pesan-pesan yang baik sebagai berikut :
1.            Subjek dan tujuan harus jelas.
2.            Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan.
3.            Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis.
4.            Semua informasi yang penting harus sudah tercakup.

Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat disampaikan melalui dua saluran yaitu saluran lisan dan tulisan. Pilihan mendasar berbicara dan menulis tergantung pada tujuan dan maksud pesan audience dan karakteristik dari dua saluran komunikasi tersebut.

a. Komunikasi Lisan
Salah satu kebaikan dari komunikasi lisan adalah kemampuanya memberikan umpan balik dengan segera. Saluran digunakan bila pesan yang disampaihakan sederhana, tidak diperlukan catatan permanent dan audience dapat dibuat lebih nyaman. Kelebihan yang lain yaitu sifatnya yang ekonomis.
Komunikasi lisan mencakup antara lain percakapan antara dua orang yang tidak terencan, pembicaran lewat telepon, wawancara pertemuan kelompok kecil, seminar, workshop, program pelatihan, pidato formal dan prentasi penting lainnya.

b. Komunikasi Tertulis
Pesan-pesan tertulis dapat disampaikan melalui berbagai macam bentuk seperti surat, memo, dan laporan. Salah satu kebaikan dari komunikasi tertulis yaitu penulis mempunyai kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan mereka.


Sumber: 

Rabu, 11 Mei 2011

PROSES KOMUNIKASI DALAM PERUSAHAAN

Nama          : Fina Mardiah Haq

Npm           : 31209292
Kelas          : 2DD04
Dosen         : Bu Handayani
Komunikasi Bisnis (Softskill)



PROSES KOMUNIKASI DALAM PERUSAHAAN

Di dalam organisasi atau perusahaan tersebut biasanya selalu terdapat bentuk kepemimpinan yang merupakan masalah penting untuk kelangsungan berjalannya suatu organisasi atau perusahaan , yang terdiri dari pimpinan dan karyawan atau anggota . Di antara kedua belah pihak harus terjalin two way communications atau komunikasi dua
arah atau komunikasi timbal balik . Untuk itu, diperlukan kerja sama yang diharapkan untuk mencapai cita – cita , baik cita – cita pribadi atau organisasi / perusahaan, untuk mencapai tujuan organisasi atau perusahaan yang diinginkan .

Setiap proses komunikasi sekurang-kurangnya mempunyai 5 komponen, yaitu :
  1. ide atau kejadian yang diberikan
  2. komunikator yang mengadakan kegiatan perumusan berita
  3. pesan yang dirumuskan dan disalurkan
  4. menginterpretasikan pesan
  5. tujuan kegiatan pemberitaan

Karena adanya garis wewenang dalam suatu perusahaan, dengan sendirinya pola komunikasi berimpit dengan pola garis wewenang . oleh sebab itu komunikasi terbanyak mengalir secara vertikal dari atas ke bawah. Melalui garis komunikasi diberikan petunjuk, instruksi dan sebagainya. Arus komunikasi sebaliknya, dari bawah keatas membawa informasi untuk atasan yang kemudian menjadi bahan pertimbangan dalam mengambil keputusan.
Disamping itu memang terdapat pula komunikasi mendatar yang terjadi antar karyawan setingkat. Komunikasi inipun masih dalam kerangka struktur perusahaan walaupun biasanya tidak ada sangsinya. Bilamana komunikasi mendatar lebih memperoleh arti penting daripada komunikasi vertical, maka pimpinan suatu perusahaan mendapat saingan, karena informasi sengaja atau tidak sengaja akan banyak tidak sampai kepadanya.

Arus komunikasi dalam organisasi meliputi komunikasi vertikal dan komunikasi horisontal. Masing-masing arus komunikasi tersebut mempunyai perbedaan fungsi yang sangat tegas.
Berikut adalah pengertian dan fungsinya :
1. Downward Communications
Downward Communications adalah komunikasi yang berlangsung ketika orang-orang yang berada pada tataran manajemen mengirimkan pesan kepada bawahannya.
Fungsi arus komunikasi dari atas ke bawah ini adalah :
Ø      Pemberian atau penyimpanan instruksi kerja (job instruction)
Ø       Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan (job retionnale)
Ø       Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku (procedures and practices)
Ø       Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik.

2. Upward Communication
Upward Communication adalah komunikasi yang terjadi ketika bawahan (subordinate) mengirim pesan kepada atasannya.
Fungsi arus komunikasi dari bawah ke atas ini adalah:
Ø      Penyampaian informasi tentang pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan
Ø       Penyampaian informasi tentang persoalan-persoalan pekerjaan ataupun tugas yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan
Ø       Penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan
Ø       Penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya.

3. Horizontal Communication
Horizontal Communication adalah tindak komunikasi ini berlangsung di antara para karyawan ataupun bagian yang memiliki kedudukan yang setara.
Fungsi arus komunikasi horisontal ini adalah:
Ø      Memperbaiki koordinasi tugas
Ø      Upaya pemecahan masalah
Ø       Saling berbagi informasi
Ø       Upaya pemecahan konflik
Ø       Membina hubungan melalui kegiatan bersama.

Proses Komunikasi

Proses komunikasi diawali oleh sumber (source) baik individu ataupun kelompok yang berusaha berkomunikasi dengan individu atau kelompok lain, sebagai berikut:

1. Langkah pertama yang dilakukan sumber adalah ideation yaitu penciptaan satu gagasan atau pemilihan seperangkat informasi untuk dikomunikasikan. Ideation ini merupakan landasan bagi suatu pesan yang akan disampaikan. 

2. Langkah kedua dalam penciptaan suatu pesan adalah encoding, yaitu sumber menerjemahkan informasi atau gagasan dalam wujud kata-kaya, tanda-tanda atau lambang-lambang yang disengaja untuk menyampaikan informasi dan diharapkan mempunyai efek terhadap orang lain.

3. Langkah ketiga dalam proses komunikasi adalah penyampaian pesan yang telah disandi (encode). Sumber menyampaikan pesan kepada penerima dengan cara berbicara, menulis, menggambar ataupun melalui suatu tindakan tertentu. Pada langkah ketiga ini, kita mengenal istilah channel atau saluran, yaitu alat-alat untuk menyampaikan suatu pesan. Saluran untuk komunikasi lisan adalah komunikasi tatap muka, radio dan telepon. Sedangkan saluran untuk komunikasi tertulis meliputi setiap materi yang tertulis ataupun sebuah media yang dapat mereproduksi kata-kata tertulis seperti: televisi, kaset, video atau OHP (overheadprojector). Sumber berusaha untuk mebebaskan saluran komunikasi dari gangguan ataupun hambatan, sehingga pesan dapat sampai kepada penerima seperti yang dikehendaki. 

4. Langkah keempat , perhatian dialihkan kepada penerima pesan. Jika pesan itu bersifat lisan, maka penerima perlu menjadi seorang pendengar yang baik, karena jika penerima tidak mendengar, pesan tersebut akan hilang. Dalam proses ini, penerima melakukan decoding, yaitu memberikan penafsiran interpretasi terhadap pesan yang disampaikan kepadanya. Pemahaman (understanding) merupakan kunci untuk melakukan decoding dan hanya terjadi dalam pikiran penerima. Akhirnya penerimalah yang akan menentukan bagaimana memahami suatu pesan dan bagaimana pula memberikan respons terhadap pesan tersebut. 

5. Proses terakhir dalam proses komunikasi adalah feedback atau umpan balik yang memungkinkan sumber mempertimbangkan kembali pesan yang telah disampaikannya kepada penerima. Respons atau umpan balik dari penerima terhadap pesan yang disampaikan sumber dapat berwujud kata-kata ataupun tindakan-tindakan tertentu. Penerima bisa mengabaikan pesan tersebut ataupun menyimpannya. Umpan balik inilah yang dapat dijadikan landasan untuk mengevaluasi efektivitas komunikasi.


Sumber :
 - Buku Paket Komunikasi Bisnis, Universitas Gunadarma.

Selasa, 10 Mei 2011

UNSUR-UNSUR KOMUNIKASI

Nama          : Fina Mardiah Haq

Npm            : 31209292
Kelas           : 2DD04
Dosen          : Bu Handayani
Tugas Komunikasi Bisnis (Softskill)


UNSUR-UNSUR KOMUNIKASI

Komunikasi telah didefinisikan sebagai usaha penyampaian pesan antar manusia, Komunikasi dilakukan oleh pihak yang memberitahukan (komunikator) kepada pihak penerima (komunikan). Komunikasi efektif tejadi apabila sesuatu (pesan) yang diberitahukan komunikator dapat diterima dengan baik atau sama oleh komunikan, sehingga tidak terjadi salah persepsi.

Untuk dapat berkomunikasi secara efektif kita perlu memahami unsur-unsur komunikasi, antara lain:
1.    Komunikator (Pengirim Pesan)
Pengirim yang mengirim pesan kepada komunikan dengan menggunakan media tertentu. Unsur yang sangat berpengaruh dalam komunikasi, karena merupakan awal (sumber) terjadinya suatu komunikasi.
Komunikator dapat dilihat dari jumlahnya terdiri dari:
Ø      Satu orang.
Ø      Banyak orang dalam pengertian lebih dari satu orang.
Ø      Massa.
Apabila lebih dari satu orang yakni banyak orang- dimana mereka relatif saling kenal sehingga terdapat ikatan emosional yang kuat dalam kelompoknya,maka kumpulan banyak orang ini kita sebut kelompok kecil (saling kenal) . Atau banyak orang - realtif tidak saling kenal secara pribadi dan karenanya ikatan emosionalnya kurang kuat, maka kita sebut sebagai kelompok besar atau publik (tidak saling kenal). Komunikator yang baik, komunikator yang bisa mengontrol orang lain.

2.    Komunikan (Penerima Pesan)
Penerima (receiver) yang menerima pesan dari komunikator, kemudian memahami, menerjemahkan dan akhirnya memberi respon.

3.    Media.
Saluran (channel) yang digunakan untuk menyampaikan pesan sebagai sarana berkomunikasi. Berupa bahasa verbal maupun non verbal, wujudnya berupa ucapan, tulisan, gambar, bahasa tubuh, bahasa mesin, sandi dan lain sebagainya.
Terdapat dua jalan agar pesan komunikator sampai kekomunikannya, yaitu tanpa media atau dengan media. Media yang dimaksud adalah media komunikasi, media adalah bentuk jamak dari medium. Medium komunikasi yaitu alat perantara yang sengaja dipilih komunikator untuk menghantarkan pesannya agar sampai kekomunikan.
Saluran komunikasi terbagi menjadi dua yaitu :Tatap Muka yang Menyampaikan isi pertanyaan yang berkaitan dengan kepentingannya (aktivitas komunikasi) berupa pertemuan tatap muka, forum, Diskusi panel, Rapat, Ceramah .
Sedangkan dengan Media Terdiri dari media massa yaitu periodik (terbit atau berharap) seperti elektronik dan cetak sedangkan non media massa yaitu Manusia seperti kurir atau massanger dan benda yaitu elektronik dan non elektronik .

4.    Pesan.
Isi komunikasi berupa pesan (message) yang disampaikan oleh Komunikator kepada Komunikan. Kejelasan pengiriman dan penerimaan pesan sangat berpengaruh terhadap kesinambungan komunikasi.
Pesan itu bersifat abstrak. lambang - lambang komunikasi disebut juga bentuk pesan, yakni wujud konkret dari pesan, lambang-lambang komunikasi ada dua jenis yaitu umum dan khusus, yang umum adalah mimik, gerak gerik lazim digolongkan dalam pesan nonverbal. Sedangkan bahasa lisan dan bahasa tulisan dikelompokkan dalam pesan verbal sedangkan khusus yaitu nada, gambar, dan warna. Makna pesan terbagi dua yaitu, konotatif makna yang terikat dengan konotasi, dan denotatif makna sebagai mana adanya. Semakin akrab dengan seseorang semakin verbal atau konotatif dan sebaliknya semakin jauh dengan seseorang maka semakin banyak nonverbal yang dipakai atau denotatif.

5.    Tanggapan.
Merupakan dampak (effect) komunikasi sebagai respon atas penerimaan pesan. Diimplentasikan dalam bentuk umpan balik (feed back) atau tindakan sesuai dengan pesan yang diterima.
Tanggapan atau efek adalah
 Efek komunikasi yaitu sebagai pengaruh yang ditimbulkan pesan komunikator dalam diri komunikannya. Terdapat tiga tataran pengaruh dalam diri komunikan yaitu: kognitif (seseorang menjadi tahu tentang sesuatu), afektif (sikap seseorang terbentuk, misalnya setuju atau tidak setuju terhadap sesuatu), dan konatif (tingkah laku, yang membuat seseorang bertindak melakukan sesuatu) dan Umpan Balik dimaknai sebagai jawaban komunikan atas pesan komunikator yang disampaikan kepadanya.

Fungsi dan Manfaat Komunikasi

1.    Fungsi informasi
Untuk memberitahukan sesuau (pesan) kepada pihak tertentu, dengan maksud agar komunikan dapat memahaminya.
2.    Fungsi ekspresi
Sebagai wujud ungkapan perasaan / pikiran komunikator atas apa yang dia pahami terhadap sesuatu hal atau permasalahan.
3.    Fungsi kontrol
Menghindari terjadinya sesuatu yang tidak diinginkan, dengan memberi pesan berupa perintah, peringatan, penilaian dan lain sebagainya.
4.    Fungsi sosial.
Untuk keperluan rekreatif dan keakraban hubungan di antara komunikator dan komunikan.
5.    Fungsi ekonomi
Untuk keperluan transaksi usaha (bisnis) yang berkaitan dengan finansial, barang dan jasa.
6.    Fungsi da’wah