PROSES KOMUNIKASI DALAM PERUSAHAAN

Nama          : Fina Mardiah Haq

Npm           : 31209292

Kelas          : 2DD04

Dosen         : Bu Handayani

Komunikasi Bisnis (Softskill)

PROSES KOMUNIKASI DALAM PERUSAHAAN

Di dalam organisasi atau perusahaan tersebut biasanya selalu terdapat bentuk kepemimpinan yang merupakan masalah penting untuk kelangsungan berjalannya suatu organisasi atau perusahaan , yang terdiri dari pimpinan dan karyawan atau anggota . Di antara kedua belah pihak harus terjalin two way communications atau komunikasi dua

arah atau komunikasi timbal balik . Untuk itu, diperlukan kerja sama yang diharapkan untuk mencapai cita – cita , baik cita – cita pribadi atau organisasi / perusahaan, untuk mencapai tujuan organisasi atau perusahaan yang diinginkan .

Setiap proses komunikasi sekurang-kurangnya mempunyai 5 komponen, yaitu :

1. ide atau kejadian yang diberikan
2. komunikator yang mengadakan kegiatan perumusan berita
3. pesan yang dirumuskan dan disalurkan
4. menginterpretasikan pesan
5. tujuan kegiatan pemberitaan

Karena adanya garis wewenang dalam suatu perusahaan, dengan sendirinya pola komunikasi berimpit dengan pola garis wewenang . oleh sebab itu komunikasi terbanyak mengalir secara vertikal dari atas ke bawah. Melalui garis komunikasi diberikan petunjuk, instruksi dan sebagainya. Arus komunikasi sebaliknya, dari bawah keatas membawa informasi untuk atasan yang kemudian menjadi bahan pertimbangan dalam mengambil keputusan.

Disamping itu memang terdapat pula komunikasi mendatar yang terjadi antar karyawan setingkat. Komunikasi inipun masih dalam kerangka struktur perusahaan walaupun biasanya tidak ada sangsinya. Bilamana komunikasi mendatar lebih memperoleh arti penting daripada komunikasi vertical, maka pimpinan suatu perusahaan mendapat saingan, karena informasi sengaja atau tidak sengaja akan banyak tidak sampai kepadanya.

Arus komunikasi dalam organisasi meliputi komunikasi vertikal dan komunikasi horisontal. Masing-masing arus komunikasi tersebut mempunyai perbedaan fungsi yang sangat tegas.

Berikut adalah pengertian dan fungsinya :
1. Downward Communications
Downward Communications adalah komunikasi yang berlangsung ketika orang-orang yang berada pada tataran manajemen mengirimkan pesan kepada bawahannya.

Fungsi arus komunikasi dari atas ke bawah ini adalah :

Ø      Pemberian atau penyimpanan instruksi kerja (job instruction)

Ø       Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan (job retionnale)

Ø       Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku (procedures and practices)

Ø       Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik.

2. Upward Communication
Upward Communication adalah komunikasi yang terjadi ketika bawahan (subordinate) mengirim pesan kepada atasannya.

Fungsi arus komunikasi dari bawah ke atas ini adalah:

Ø      Penyampaian informasi tentang pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan

Ø       Penyampaian informasi tentang persoalan-persoalan pekerjaan ataupun tugas yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan

Ø       Penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan

Ø       Penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya.

3. Horizontal Communication
Horizontal Communication adalah tindak komunikasi ini berlangsung di antara para karyawan ataupun bagian yang memiliki kedudukan yang setara.

Fungsi arus komunikasi horisontal ini adalah:

Ø      Memperbaiki koordinasi tugas

Ø      Upaya pemecahan masalah

Ø       Saling berbagi informasi

Ø       Upaya pemecahan konflik

Ø       Membina hubungan melalui kegiatan bersama.

Proses Komunikasi

Proses komunikasi diawali oleh sumber (source) baik individu ataupun kelompok yang berusaha berkomunikasi dengan individu atau kelompok lain, sebagai berikut:
1. Langkah pertama yang dilakukan sumber adalah ideation yaitu penciptaan satu gagasan atau pemilihan seperangkat informasi untuk dikomunikasikan. Ideation ini merupakan landasan bagi suatu pesan yang akan disampaikan. 

2. Langkah kedua dalam penciptaan suatu pesan adalah encoding, yaitu sumber menerjemahkan informasi atau gagasan dalam wujud kata-kaya, tanda-tanda atau lambang-lambang yang disengaja untuk menyampaikan informasi dan diharapkan mempunyai efek terhadap orang lain.

3. Langkah ketiga dalam proses komunikasi adalah penyampaian pesan yang telah disandi (encode). Sumber menyampaikan pesan kepada penerima dengan cara berbicara, menulis, menggambar ataupun melalui suatu tindakan tertentu. Pada langkah ketiga ini, kita mengenal istilah channel atau saluran, yaitu alat-alat untuk menyampaikan suatu pesan. Saluran untuk komunikasi lisan adalah komunikasi tatap muka, radio dan telepon. Sedangkan saluran untuk komunikasi tertulis meliputi setiap materi yang tertulis ataupun sebuah media yang dapat mereproduksi kata-kata tertulis seperti: televisi, kaset, video atau OHP (overheadprojector). Sumber berusaha untuk mebebaskan saluran komunikasi dari gangguan ataupun hambatan, sehingga pesan dapat sampai kepada penerima seperti yang dikehendaki. 

4. Langkah keempat , perhatian dialihkan kepada penerima pesan. Jika pesan itu bersifat lisan, maka penerima perlu menjadi seorang pendengar yang baik, karena jika penerima tidak mendengar, pesan tersebut akan hilang. Dalam proses ini, penerima melakukan decoding, yaitu memberikan penafsiran interpretasi terhadap pesan yang disampaikan kepadanya. Pemahaman (understanding) merupakan kunci untuk melakukan decoding dan hanya terjadi dalam pikiran penerima. Akhirnya penerimalah yang akan menentukan bagaimana memahami suatu pesan dan bagaimana pula memberikan respons terhadap pesan tersebut. 

5. Proses terakhir dalam proses komunikasi adalah feedback atau umpan balik yang memungkinkan sumber mempertimbangkan kembali pesan yang telah disampaikannya kepada penerima. Respons atau umpan balik dari penerima terhadap pesan yang disampaikan sumber dapat berwujud kata-kata ataupun tindakan-tindakan tertentu. Penerima bisa mengabaikan pesan tersebut ataupun menyimpannya. Umpan balik inilah yang dapat dijadikan landasan untuk mengevaluasi efektivitas komunikasi.

Sumber :

 - http://ekopurnomo1990.blogspot.com/2010/01/pentingnya-komunikasi-yang-efektif-di.html

 - Buku Paket Komunikasi Bisnis, Universitas Gunadarma.