Komunikasi Dalam Pertemuan dan Rapat

Nama        : Fina Mardiah Haq

Npm         : 31209292

Kelas       : 2DD04

Dosen       :Handayani

Komunikasi Bisnis(softskill)

Komunikasi Dalam Pertemuan dan Rapat

Komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antar individu melalui sistem yang biasa baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku atau tindakan.

komunikasi adalah proses penyampaian lambang-lambang (pesan) dari seorang komunikator kepada komunikan untuk menghasilkan efek tertentu.

Dari defenisi umum dan sederhana tadi bisa terlihat sejumlah unsur penting komunikasi itu sendiri, yakni :

− Komunikator (Communicator), penyampai pesan.

− Pesan(message),lambang-lambang berarti yang disampaikan.

− Komunikan (communican), penerima pesan

− Efek(Effect), segala perubahan dalam diri komunikan yang ingin dicapai. Baik perubahan pengetahuan (koginitif), perubahan perasaan (afektif) dan perubahan prilaku (konatif/behavioural).

Saat proses komunikasi berlangsung, baik komunikan maupun komunikator mengeluarkan feedback (umpan balik) terhadap pesan yang disampaikan masing-masing.

v     Pertemuan

Dalam sebuah bisnis, pertemuan merupakan hal penting. Karena dengan pertemuan itu kita bisa mendapatakan gagasan, ide, pendapat dan saran yang dapat dijadikan bahan dasar untuk menyusun perencanaan, pengorganisasian, pelaksaan sampai dengan pengawasan.

Komunikasi bisnis yang berhasil dengan baik, adalah komunikasi yang bisa dilakukan secara efektif sesuai dengan situasi dan kondisi pada saat pertemuan berlangsung. Pimpinan yang baik, tahu dan faham benar macam dan bentuk komunikasi yang harus diterapkan saar bicara dengan bawahan misalnya, seorang salesman faham menggunakan trik-trik approach komunikasi saat akan mempersuasi calon klien atau pembeli.

Intinya, jika dilakukan dengan tepat, baik dan efektif, komunikasi akan menjadikan salah satu item penting penentu sukses tidaknya sebuah pertemuan yang sedang berlangsung dan sebagai keberhasilan bagi si perusahaan yang mengadakan pertemuan.

v     Rapat

Rapat adalah pertemuan atau Kumpulan dalam suatu organisasi, perusahaan, instansi pemerintah baik dalam situasi formal maupun nonformal untuk membicarakan, merundingkan dan memutuskan suatu masalah berdasarkan hasil kesepakatan bersama.

Komunikasi bisa kita katakan dalam konteks ini adalah sebagai cara kita untuk membuat orang lain mengerti(memahami) kita.

Berikut contoh jika kita berbeda persepsi dengan lawan bicara, misalkan  : kita hadir dalam suatu rapat organisasi, lantas dalam rapat tersebut kita diminta berbicara, lalu kita berbicara panjang lebar dan mengeluarkan kalimat-kalimat dan istilah-istilah keren seperti yang dikeluarkan tokoh2 dunia, namun kita tidak memberikan solusi apa-apa dengan pernyataan kita tersebut dan bahkan kalimat-kalimat kita yang terdengar keren tidak memberikan gambaran apapun terhadap solusi yang ingin kita tawarkan, tentunya jika kita melakukan hal tersebut kita hanya sampai pada level menyampaikan informasi. Hal yang baik akan terjadi jika kita justru menyampaikan ide dan gagasan dalam rapat tersebut, dan berlaku persuasif agar orang lain menerima dan menjalankan ide kita.

v     Komunikasi Dalam Pertemuan dan Rapat

Dalam pertemuan dan rapat seluruh peserta harus menyadari posisinya dalam forum itu. Tiap peserta hendaknya :

a. Mampu berkomunikasi dengan jujur, terbuka dan bertanggung jawab

b. Mampu berperan sebagai komunikator yang baik tapi tidak memonopoli pembicaraan

c. Mampu berperan sebagai komunikan yang sangat responsif namun tidak emosional

d. Mampu mengendalikan diri

Setelah rapat berhasil membuat keputusan dan menyusun kesimpulan maka hasil tersebut harus di komunikasikan kepada peserta dan hasil dari rapat tersebut dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.

v     Teknik Berbicara, Membaca dan Mendengarkan

Teknik berbicara :

a. jangan terlalu sering menggunakan kata “e” atau “emm” yang merupakan jedah antar kalimat.

b. ketika berbicara usahakan melihat dahi audience agar tampak seolah menatap wajah para audience.

c. nada dan ritme berbicara di usahakan datar (tidak tinggi rendah)

d. kuasai audience dengan joke segar tetapi tidak porno/jorok

e. timbulkan interaksi komunikasi yang seimbang dengan audience artinya kadangkala kemampuan mendengarkan akan lebih baik daripada berbicara untuk presentasi tertentu.

Teknik Berbicara di Depan Umum

Bagi sebagian orang, berbicara di depan umum atau presentasi seringkali menjadi hal yang sulit dilakukan. Merasa malu, minder, kurang percaya diri, takut ditertawakan, atau merasa belum layak, adalah alasan yang membuat banyak kesempatan “tampil” lewat begitu saja.Untuk mengatasi hal tersebut, Anda dapat mencoba teknik-teknik berikut:

1. Sebelum tampil di depan umum, persiapkanlah segala macam bahan untuk presentasi. Bahan presentasi sebaiknya singkat, padat dan jelas.

2. Persiapkanlah penampilan Anda saat tampil di depan umum. Ingat, penampilan yang baik dan rapi akan membuat rasa percaya diri Anda muncul. Perhatikan penampilan Anda mulai dari bawah ke atas.

3. Berlatihlah dengan cara berbicara di depan kaca atau berbicara dengan pasangan, saudara atau orang terdekat Anda. Selain itu jangan lupa siapkan intonasi, gaya bahasa, dan susunan kata yang baik. Lalu, mintalah agar mereka menilai penampilan Anda.

4. Mengevaluasi diri Anda setelah latihan. Salah satu caranya adalah dengan merekam suara Anda melalui telepon genggam, atau alat lainnya. Denga cara ini, Anda jadi tahu di bagian mana yang menjadi kelemahan dan kelebihan Anda.

5. Perhatikanlah gaya serta cara berbicara dari seorang tokoh yang dapat dijadikan panutan. Tirulah segala macam hal positif dari tokoh tersebut. Namaun, satu hal yang harus diingat, Anda harus tetap menjadi diri Anda sendiri.

6. Siapkanlah mental positif bahwa Anda bisa melakukannya walaupun untuk pertama kalinya. Tanamkan sikap percaya diri dan berpikiran positif.

Teknik Membaca :

Mengetahui bagaimana membaca yang ektif adalah suatu keahlian juga. Dapatkah anda meringkas dokoumen atau memutuskan sesegera mungkin. Bagaimana hal ini mempengaruhi anda dan apa yang harus anda lakukan. Banyak hal yang sering terjadi yang lainnya merupakan hal yang baru dan memerlukan pemikiran serius Anda harus membiasakan untuk mengutamakan sesuatu yang akan dibaca serta waktu yang dibutuhkan untuk membacanya.

Suatu teknik membaca kritis di mana :

a. Pembaca mengingat dahulu apa yang telah diketahui,

b. Membayangkan atau menentukan apa yang ingin diketahui,

c. Melakukan pembacaan (bahan yang telah dipilih)

d. Mengetahui apa yang telah diperoleh dari pembacaan yang baru dilakukan

e. Menentukan apa lagi yang perlu diperoleh (sekiranya perlu membuat pembacaan seterusnya)

Teknik Mendengarkan :

Komunikasi pada dasarnya merupakan suatu proses dalam mengirim dan menerima informasi. Apabila komunikasi yang kita lakukan berjalan baik dan lancar, maka orang lain mengerti apa yang kita inginkan. Nampaknya mendengarkan lebih mudah namun sesungguhnya mendengarkan harus didukung oleh sikap ingin tahu, sabar dan mampu mencernakan isi suara yang didengar. Untuk dapat mendengarkan dengan baik diperlukan konsentrasi dan kepekaan indra pendengaran kita.

Prinsip-prinsip untuk menjadi pendengar yang efektif adalah:

1. Tidak berbicara dan mendengarkan pada saat yang bersamaan.

2. Mencoba memahami pokok pikiran pembicara

3. Hindari gangguan dari lingkungan sekitar

4. Mencoba untuk mengendalikan emosi

5. Membuat catatan yang singkat dan jelas

6. Mencoba untuk bersikap empati (perhatian dan senyuman)

7. Memperhatikan prinsip-prinsip komunikasi non verbal

8.Bertanya pada tempatnya,tidak boleh memotong pembicaraan yang sedang berlangsung.

9. Membuat kesimpulan tentang inti sari pembicaraan

10. Memberikan umpan balik

v     Menyusun pesan

Penyusunan pesan dengan memperhatikan :

a) Pesan harus dirancang dan disampaikan sehingga menarik.

b) Pesan harus menggunakan lambang-lambang tertuju kepada pengalaman antara komunikator dan komunikan, sehingga dimengerti.

c) Pesan harus membangkitkan kebutuhan pribadi komunikan.

d) Pesan harus menyarankan suatu jalan untuk memperoleh kebutuhan komunikan.

Bagaimana caranya kita harus bisa menarik perhatian komunikan. Buat supaya komunikan tertarik untuk lebih ingin tahu mengenai isi pesannya. Penyajian pesan bisnis agar menarik, jelas pada awalnya, tergantung pada packaging pesan sesuai media yang digunakan.

Pada saat menggunakan media cetak misalnya, usahakan pesan bisnis yang kita sampaikan sajiannya menarik. Baik dari segi content, maupun tampilan secara keseluruhan. Bisa diakali dengan pemilihan font ( jenis huruf ), warna ataupun design grafis secara keseluruhan.

CERITA LUCU " SALAH DUKUN"

SALAH DUKUN

          Ada tiga orang sahabat namanya Ani, Hanna dan Fahmi. Mereka bersahabat dari mereka masih orok sampe sekarang. Fahmi orangnya gemuk, dia sering mebuat keributan. Kalau Ani dan Hanna mereka sahabat baiknya Fahmi mereka sering meledek Fahmi, tetapi Fahmi tidak pernah marah.  Suatu hari Ani dan Hanna main kerumah Fahmi dan mengajaknya main lompat tali atau karet. Mereka berdua memanggil Fahmi tapi tak ada jawaban sedikitpun dari dalam rumah Fahmi. 

          Ani pun terus memanggil Fahmi “Fahmi … I’m coming.”

          

        Hanna pun menyeletuk Ani “Ni pantes aja dari tadi kan kita ga nyium bau busuk, ya ga?” Ani pun berkata “oh iya gue lupa, bau busuk kan khasnya fahmi. Liat aja badan dan baunya sama kaya truck sampah.”

Mereka berdua pun tertawa geli, tak lama ada seorang laki-laki yang keluar dari dalam rumah Fahmi, Ani dan Hanna yang tertawa langsung berhenti, mereka berdua kaget melihat sosok laki-laki yang berdiri di depan mereka.

          “astagfirullah halazim, ini lo Fahmi? kalau dari dulu muka lo kaya gini gw nyesel nerima Irfan Bachdim jadi pacar gue.” Celetuk Ani.

          “maaf saya bukan Fahmi, saya sepupunya nama saya Sena.” Hanna yang tidak mau kalah dengan Ani dia pun mencoba mendekati Sena dan mengajaknya bermain lompat tali. 

Akhirnya sena menerima ajakan mereka dan berkata “wah lompat tali mah gue jagonya, nih liat aja lompatan gue kaya ayam jago kan? (sambil mempraktekan gaya lompatannya)”. Hahahaha Ani dan Hanna pun tertawa, orang ganteng mah mau gapain aja tetep ganteng ya?? Setelah bermain lompat tali mereka pun merasa bosan karena biasanya Fahmi yang membuat kehebohan.

           

          Hanna pun punya ide untuk membuat kehebohan, ’’emang Fahmi doang yang bisa buwat kehobohan gue juga bisa gimana kalau kita bakar rumah Fahmi aja pasti rame kan?“ 

           

dari dalam rumah Fahmi keluar dengan muka kusut, “eh enak aja lo main bakar rumah orang, eh Sena gara-gara lo nih gue jadi disuruh bersihin sepiteng“. Dengan nada yang sewot Fahmi pun terus menyerocos ke Sena.

          “kemarin tuh gue mau bersihin tapi ga boleh katanya muka gue terlalu ganteng jadi ga pantes, muka lo kan sama isi sepiteng sama ya ga Ni, Han?“ iya bener kata sena. Ani dan Hanna malah membela si Sena si Fahmi makin sewot dan kesel kepada Sena. 

Setelah cape berdebat, akhirnya mereka berempat melanjutkan bermain lompat tali. Sekarang giliran yang jaga Fahmi dan Ani dan yang jalan Hanna dan Sena. Saat melompat tiba-tiba Hanna terjatuh dan menangis kesakitan sambil memegang luka yang ada dikakinya, Ani Sena dan Fahmi pun kaget dan merasa cemas dengan luka Hanna mereka takut terjadi apa-apa.

          Fahmi yang merasa sebagai laki-laki jantan mencoba memeriksa luka Hanna, “wah ini mah lukanya parah ini harus di amputasi“. Ani, Hanna dan Sena kaget mendengar Fahmi berkata seperti itu.

         

        “Yawuda lo cepet panggil dukun patah tulang gih sana nanti kaki Hanna keburu dilalerin“ celetuk Ani.

          Hanna yang meringis kesakitan dari tadi langsung berhenti mendengar perkataan Ani, “lo pikir kaki gue daging busuk pake segala dilalerin“. Karena takut luka Hanna makin parah maka Fahmi langsung pergi mencari dukun patah tulang.

          

 Tak lama kemudian Fahmi datang dengan seorang laki-laki. “Mana mana mana, mana yang mau melahirkan?“ kata si dukun. Mendengar si dukun bicara seperti itu Ani dan Sena merasa bingung “Maaf pak dukun temen saya bukan mau melahirkan tapi temen saya abis jatuh dan kakinya keseleo.“

          

            “Wah kalau begitu adik salah dukun.“ Jawab si dukun. “Lah emang bapak ini siapa? Bukannya dukun patah tulang ya, yang dibawa sama temen saya?“ Jawab Ani.  

          “Bukan saya ini dukun beranak bukan dukun patah tulang, aduh kalian membuang-buang waktu saya saja, tadi ada pasien saya sedang melahirkan, baru juga palanya nongol eh masuk lagi gara-gara saya tinggal kesini. Pokoknya saya ga mau tau diantara kalian harus ada yang melahirkan.“

         

Ani, Hanna dan Sena pun melirik ke arah Fahmi. “udah pak dukun suruh Fahmi aja yang melahirkan, liat aja tuh perutnya udah kaya ibu-ibu yang sedang hamil 9 bulan yang siap buat lahiran“ celetuk Sena. Fahmi pun mencoba untuk membela diri tapi tetap saja si dukun memaksanya. Fahmi pun lari ketakutan dan si dukun itu mengejarnya, Ani Hanna dan Sena tertawa melihat tingkah laku mereka.

CERITA LUCU "CARI JODOH"

CARI JODOH

Ada seorang perempuan bernama Tari usia dia sekarang 19 tahun  dalam hidupnya dia belum pernah merasakan pacaran. Sampai suatu hari dia janjian sama temannya di sebuah café, sambil menunggu temannya datang dia berkata

 “gue malu sama temen-temen gue kenapa sampe sekarang gue belum juga dapat pacar, padahal gue udah obral 10 ribu 3 tapi tetep aja ga laku-laku.”

Tak sengaja di café itu sedang diputar lagu wali yang berjudul cari jodoh. Tak lama kemudian Inel temannya Tari datang dan memberitahukan kepadanya bahwa dia habis didaftarkan di biro jodoh yang ada di internet dan sebentar lagi laki-laki dari biro jodoh itu akan datang dan menyuruh Tari untuk dandan secantik mungkin. Si Tari pun bersiap-siap menunggu kedatangan calon pacar barunya itu, dia pergi ke toilet untuk berdandan. Ada seorang laki-laki yang datang menghampiri meja Inel sahabatya Tari, laki-laki itu bernama Bagas, Bagas mengajaknya berkenalan dan dia duduk disamping Inel. Inel yang bersahabat dengan Tari dari masih SD merasa kasihan dengan sahabatnya itu dan ia berniat mencoba untuk memperkenalkan laki-laki yang ada disampingnya itu kepada si Tari. Tetapi tak lama kemudian laki-laki yang dari biro jodoh itu pun datang dan menghapiri Inel, laki-laki itu mengira bahwa Inel adalah si Tari yang didaftarkan di biro jodoh itu. Laki-laki yang dari biro jodoh itu bernama Wahyu, Wahyu pun merasa tertarik dengan si Inel yang ia sangka itu adalah Tari.

 “ternyata benar dugaan saya kamu memang cantik. Tidak salah saya memilih kamu untuk jadi calon pacar saya” celetuk wahyu dengan nada bang Rhoma irama.

Bagas yang dari tadi duduk disampig Inel merasa kesal karena perempuan yang iya taksir direbut oleh laki-laki lain, dan akhirnya Bagas dan Wahyu pun bertengkar untuk memperebutkan Inel.

Inel yang melihat mereka berdua bertengkar mencoba untuk melerainya,

“sudah sudah kalian berdua ini apa-apaan sih! Sebenarnya gue itu bukan Tari tapi Inel sahabatnya Tari. Dan lo Gas sebenarnya gue mau ngenalin lo sama temen gue namanya Tari tapi dari tadi lo nyerocos melulu kaya kereta api, kereta api aja ada berhentinya distasiun nah lo dari tadi ga berhenti-berhenti gimana gue mau jelasin!”

karena merasa bersalah Bagas pun mau dikenalin dengan temannya Inel

“yawuda deh, gue mau kenalan sama temen lo. Kalau lo nya aja cantik kaya begini apalagi temen lo yang namanya Tari pasti lebih cantik.”  

Wahyu pun ga mau kalah, dia merasa dia duluan yang kenal dengan si Tari jadi dia yang berhak menjadi pacarnya Tari.

“Yawuda pokoknya nanti biar si Tari aja yang memilih siapa diantara kalian yang berhak jadi pacarnya dia”. Inel pun mencoba untuk menjelaskan.

 Tidak lama Tari pun datang dari toilet dia jalan menghampiri meja Inel dengan memakai cadar di wajahnya.

“maaf ya kalian sudah menunggu lama pasti, aduh aku jadi malu direbutin dua cowo sekaligus”. Celetuk Tari dengan gaya malu-malu.

Bagas dan Wahyu yang dari tadi memperhatikan Tari, mereka sudah tidak sabar ingin melihat wajah Tari, dan mereka membayangkan wajah Tari itu lebih cantik dari wajah Inel.

Bagas mencoba merayu Tari, “bapak kamu maling ya?” Tari pun menjawab, “ih….kok kamu jahat sih bapak ku dibilang maling. kok gitu?” jawaban Bagas, “iya soalnya kamu pintar banget mencuri hatiku..” Tari pun tersipu malu dengan rayuan dari Bagas.

Wahyu ga mau kalah dia pun mencoba merayu Tari sama seperti Bagas, “Tar ayahmu tukang gali kuburan ya?” Tari pun menjawab dengan malu-malu “kok kamu tau sih”.  Wahyu pun membalasnya “iya badan kamu tipis kaya papan nisan“. Tari kesel dan marah Wahyu yang niatnya ingin merayu tari tapi malah jadi membuat Tari marah, Wahyu pun meminta maaf.

Inel yang dari tadi hanya mendengar kan mereka bertiga bicara akhirnya ikut bicara, “udah mending lo cepet buka cadar lo, mereka berdua udah ga sabar tuh melihat   wajah lo, dan abis itu lo harus putusin siapa diantara mereka yang pantas jadi pacar lo“.

Akhirnya Tari pun membuka cadar yang ada di wajahnya dengan pelan-pelan Bagas dan Wahyu yang  sudah tak sabar, dan akhirnya cadar itu terbuka Bagas dan Wahyu kaget melihat wajah Tari dengan dandanan menor.

“ Kalian pasti terkesima kan dengan wajah cantik aku ini, udah banyak kok yang bilang seperti itu.“ Celetuk Tari. 

Bagas ketakutan melihat wajah Tari dan berkata kepada Wahyu “kalo kaya gini mah, mending buat lo aja deh“ .

Wahyu pun menjawab, “ih gue juga ogah, mending gue kabur!“ 

Bagas dan Wahyu pun pergi terbirit-birit setelah melihat wajah Tari.